Novela zákona č. 54/2019 Z. z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov („Zákon o ochrane oznamovateľov“), prijatá v máji 2023, výrazne zasiahla do úpravy vnútorného systému preverovania oznámení zamestnávateľov, tzv. whistleblowing systému. Ak sa chcete o novele dozvedieť viac, prečítajte si náš predchádzajúci príspevok .
V tomto článku sa pozrieme na to, aké dôsledky z novely vyvstali pri jej aplikácii pre dcérske spoločnosti zahraničných materských spoločností etablovaných na Slovensku, s povinnosťou viesť whistleblowing systém.
Z praxe máme skúsenosť, že panuje nasledovný úzus: zahraničná materská spoločnosť prijme vlastný globálny systém preverovania oznámení, ktorý následne využívajú jej dcérske spoločnosti v jednotlivých štátoch. Prakticky tak oznámenia týkajúce sa slovenských dcérskych spoločností prijímajú a vyšetrujú len zamestnanci ich zahraničnej materskej spoločnosti a slovenskí oznamovatelia majú k dispozícií len globálne oznamovacie kanály (napríklad online formulár dostupný na webovom portáli zahraničnej materskej spoločnosti). Takéto nastavenie whistleblowing systému týkajúce sa slovenských dcérskych spoločností je však potrebné prispôsobiť slovenskej zákonnej úprave.
Ako by mala dcérska spoločnosť zahraničnej materskej spoločnosti zdieľať globálne alebo spoločné zdroje navzájom pre dosiahnutie súladu so Zákonom o ochrane oznamovateľov?
(1) Zdieľanie zdrojov zahraničnej materskej spoločnosti v dcérskej spoločnosti so sídlom v SR
- Prijatie vnútorného predpisu výlučne vo forme dodatku ku globálnemu predpisu zahraničnej materskej spoločnosti nestačí
Úrad na ochranu oznamovateľov („Úrad“) vo FAQ k novele uvádza, že povinnosť spoločnosti vydať vnútorný predpis zamestnávateľa je neprenosná. Dodatok či príloha k vnútornému predpisu materskej spoločnosti nepredstavuje vnútorný predpis dcérskej spoločnosti, ale vnútorný predpis materskej spoločnosti, čo Úrad nepovažuje za dostatočné na splnenie povinností podľa Zákona o ochrane oznamovateľov. Dcérska spoločnosť má preto povinnosť vydať svoj vlastný vnútorný predpis aj napriek existencii globálneho systému a interného predpisu na ochranu whistleblowerov na úrovni jej zahraničnej materskej spoločnosti. Do svojho vnútorného predpisu však môže Slovenská dcérska spoločnosť zahrnúť aj predpisy materskej spoločnosti, pokiaľ nie sú v rozpore so Zákonom o ochrane oznamovateľov.
- Paralelná existencia globálneho whistleblowing systému zahraničnej materskej spoločnosti
V rámci nadnárodnej skupiny, do ktorej slovenská dcérska spoločnosť patrí, môže existovať globálny whistleblowing systém dostupný aj pre slovenských zamestnancov a títo ho môžu naďalej využívať. Globálny systém však musí byť zreteľne odlíšený od interného systému na preverovanie oznámení dcérskej spoločnosti vydaného podľa Zákona o ochrane oznamovateľov. Zamestnanci musia byť okrem iného transparentne informovaní o tom, že oznámenie do systému materskej spoločnosti sa nepovažuje za oznámenie do interného systému dcérskej spoločnosti a, že v takomto prípade im nepatrí prípadná ochrana, ktorú predpokladá Zákon o ochrane oznamovateľov.
- Zdieľanie personálnych zdrojov zahraničnej materskej spoločnosti je limitované
Zákon o ochrane oznamovateľov pripúšťa, aby súkromné spoločnosti s počtom zamestnancov menej ako 250 využívali zamestnancov či členov orgánov materskej spoločnosti (napr. Legal and Compliance Dpt.) na prijímanie, potvrdzovanie, ako i preverovanie oznámení. Samozrejme, slovenská dcérska spoločnosť je naďalej povinná určiť lokálnu zodpovednú osobu, ktorá spĺňa predpoklady stanovené Zákonom o ochrane oznamovateľov a zabezpečuje plnenie ďalších povinností podľa tohto zákona, a to najmä evidenciu oznámení, komunikáciu s oznamovateľmi a dotknutými osobami, ako aj slovenskými úradmi. V takomto prípade však zodpovednej osobe patrí oveľa menší rozsah povinností a kompetencií.
V spoločnostiach s počtom zamestnancov 250 a viac môžu zamestnanci, či členovia orgánov materskej spoločnosti pôsobiť pri preverovaní oznámení len v pozícií poradcov, pričom s údajmi budú oboznamovaní iba na need-to-know basis a budú viazaní povinnosťou mlčanlivosti, tak vo vzťahu k údajov oznamovateľa, dotknutej osoby či obsahu oznámenia, minimálne v rozsahu stanovenom Zákonom o ochrane oznamovateľov. Samotné preverovanie oznámení v tomto prípade môže vykonávať len lokálne poverená zodpovedná osoba dcérskej spoločnosti.
V oboch prípadoch zdôrazňujeme potrebu uzavretia písomnej zmluvy na poskytovanie služieb v oblasti plnenia povinností podľa Zákona o ochrane oznamovateľov (s prísne stanovenou povinnosťou mlčanlivosti) medzi dotknutou dcérskou spoločnosťou a jej materskou spoločnosťou, hoci uvedené činnosti budú vykonávať zamestnanci, resp. členovia orgánov materskej spoločnosti.
(2) Ako zdieľať zdroje medzi viacerými slovenskými dcérskymi spoločnosťami navzájom?
- Zdieľanie zodpovednej osoby jednej dcérskej spoločnosti pre všetky dcérske spoločnosti (s počtom zamestnancov menej ako 250) so sídlom v SR je možné
Zamestnávateľ, t.j. dcérska spoločnosť s menej ako 250 zamestnancami môže na účely prijímania, potvrdzovania a preverovania oznámení využívať kapacity zodpovednej osoby jej slovenskej sesterskej spoločnosti (v prípade, že má 250 a viac zamestnancov môžu pôsobiť len ako poradcovia – bližšie viď. bod 1.).
Napriek tomu však musí každá z dcérskych spoločností vždy určiť zodpovednú osobu z radov svojich vlastných zamestnancov.
- Zdieľanie jedného vnútorného predpisu pre viaceré dcérske spoločnosti so sídlom v SR neodporúčame
Prijatie jedného spoločného vnútorného predpisu pre viaceré spoločnosti sa môže javiť ako zmätočné a pôsobiť vo vzťahu k zamestnancom odradzujúco a netransparentne. Z tohto dôvodu Úrad odporúča prijať osobitný vnútorný predpis na úrovni každej dcérskej spoločnosti, na účely splnenia zákonnej požiadavky na zamestnávateľa na sprístupnenie informácií o postupoch urobenia oznámenia v zrozumiteľnej, jasnej, jednoznačnej a ľahko dostupnej forme.
